لماذا تضيع ساعات على خطوات مملة؟ يعمل حل Hengchen الآلي على تعزيز الإنتاجية بمعدل 4 أضعاف.

أسمع نفس الألم من العديد من الفرق. يمتلئ يوم العمل بالخطوات المتكررة، والتحقق من اليد، وعمليات التسليم البطيئة، والأخطاء الصغيرة التي تتكرر باستمرار. أرى أن الناس يظلون مشغولين، لكن الإنتاج لا يزال عالقًا. هذا النوع من الطحن يُضعف الفريق. Hengchen هو نوع الدعم الذي أشير إليه عندما يحتاج الخط إلى تدفق أنظف. أنا لا أعد السحر. ألقي نظرة على العمل، وأبحث عن النقاط البطيئة، وأحدد مسارًا يجعل تنفيذ المهمة أسهل. أبدأ برسم خريطة للعملية بأكملها. أشاهد أين يتوقف العمل. ألاحظ أين ينتظر الناس الأجزاء، وحيث تتكرر عمليات الفحص، وحيث تنتشر الأخطاء من خطوة إلى أخرى. ثم قمت بقطع العمل اليدوي الإضافي. إصلاح بسيط يمكن أن يوفر الكثير من الحركة. يمكن للإعداد الأفضل أن يحافظ على حركة الأجزاء مع تقليل الحركة للأمام والخلف. التدفق الواضح يمكن أن يساعد الفريق على مواكبة التقدم دون ضغوط. أبقي الشيكات بسيطة. فحص واحد واضح في النقطة الصحيحة أفضل من عدة عمليات فحص في النقطة الخطأ. عندما يعرف الفريق ما الذي يجب البحث عنه، يصبح الخط أكثر هدوءًا. أحافظ أيضًا على سهولة متابعة التصميم. يعمل الأشخاص بشكل أفضل عندما يمكنهم رؤية الخطوة التالية بسرعة. يساعد الإعداد النظيف الموظفين الجدد على التعلم بشكل أسرع ويساعد الموظفين القدامى على الحفاظ على الإيقاع. كان فريق التعبئة الصغير الذي عملت معه يقوم بالكثير من عمليات الفرز المتكررة. استمر شخصان في إصلاح نفس المشكلات الصغيرة يدويًا. كان الخط يتوقف كثيرًا، وبدا اليوم طويلًا. قمنا بتغيير الإعداد باستخدام Hengchen، وأزلنا بعض الخطوات المتكررة، وجعلنا قراءة التدفق أسهل. الفريق لم يعمل بجدية أكبر. لقد عملوا بسحب أقل. في هذه المهمة، انتقل الإنتاج إلى حوالي 4 أضعاف المستوى القديم. هذا النوع من التغيير يهمني لأنه يعيد للناس تركيزهم. إنهم ينفقون طاقة أقل على الخطوات الضائعة. إنهم ينفقون المزيد من الطاقة على العمل الذي يهم. أقول دائمًا للعملاء نفس الشيء: لا تطاردوا المزيد من الضغوط. ابدأ بالخطوة البطيئة، وأصلح التخطيط، وحافظ على الشيكات واضحة، ودع الخط يتحرك بالطريقة التي ينبغي بها. عندما تناسب العملية الفريق، ينمو الإنتاج بضوضاء أقل. إذا كنت تواجه نفس النوع من الطحن، فيمكنني مساعدتك في النظر إلى النقاط البطيئة ومعرفة المكان الذي قد يناسب Hengchen خطك.

اعتدت أن أقضي الكثير من يومي في العمل الذي بدا مفيدًا ولكنه لم يدفع النتيجة إلى الأمام. لقد تحققت من نفس الأرقام مرارا وتكرارا. أعدت كتابة نفس تحديث الحالة لأشخاص مختلفين. لقد أجبت على الرسائل التي كان ينبغي التعامل معها بقاعدة بسيطة. ظل فريقي مشغولاً، لكن الإنتاج الحقيقي ظل ثابتًا. هذه الفجوة هي ما تدور حوله هذه الفكرة. عمل أقل انشغالًا وإنتاجية أكبر يعني أنني أرغب في تقليل الجهد المتكرر والمزيد من العمل الذي يتم إنجازه فعليًا. أبدأ بالبحث عن المهام التي تتكرر دون إضافة قيمة. إذا قمت بكتابة نفس ملاحظة العميل ثلاث مرات، فهذه إشارة. إذا أجبت على نفس السؤال من خمسة أشخاص، فهذه إشارة أخرى. إذا انقطعت عملية التسليم لأن خطوة واحدة تعتمد على الذاكرة، فأنا أعلم أن العملية تحتاج إلى مسار أكثر وضوحًا. لا أحاول إزالة كل مهمة صغيرة. بعض المهام الصغيرة مهمة. أحاول إزالة الأشخاص الذين يستحوذون على الاهتمام ولا يقدمون سوى القليل جدًا. مثال بسيط يأتي من فريق المبيعات الذي عملت معه. لقد اعتدنا على الاحتفاظ بالملاحظات الرئيسية في ورقة واحدة، وتحديثات المكالمات في سلسلة محادثات، ومهام المتابعة في ملف آخر. كان على كل مندوب نسخ نفس التفاصيل في ثلاثة أماكن. كانت الحقول المفقودة شائعة. تراجعت المتابعات. وظل الفريق نشطًا طوال اليوم، لكن الصفقات كانت تتحرك ببطء. لقد قمنا بتغيير ذلك باستخدام سجل مشترك واحد لكل عميل متوقع وقاعدة واحدة واضحة للتحديثات. قام كل مندوب بإدخال الملاحظات مرة واحدة. يمكن للشخص التالي قراءة السجل والتصرف. لا يزال الفريق يعمل بجد، لكن العمل أصبح أكثر نظافة. وهذا هو التغيير الذي أبحث عنه. أستخدم بعض العادات التي تساعدني في تخفيف العبء: 1. أحتفظ بمصدر واحد للحقيقة لكل مهمة أو عميل. عندما تكون البيانات موجودة في مكان واحد، أهدر جهدًا أقل في إصلاح التفاصيل غير المتطابقة. 2. قمت بوضع قواعد تسليم بسيطة. إذا انتقلت مهمة من شخص إلى آخر، أريد أن تكون الخطوة التالية سهلة الرؤية. 3. أقوم بتجميع المهام الصغيرة المتكررة معًا. أجيب على رسائل البريد الإلكتروني المماثلة في كتلة واحدة. أقوم بمراجعة التقارير في كتلة واحدة. يبقى تركيزي ثابتًا. 4. أستخدم قوالب قصيرة للعمل المشترك. القالب النظيف ينقذني من إعادة كتابة نفس الرسالة كل يوم. كما أنه يحافظ على النغمة أكثر توازناً. 5. أتحقق من الاحتكاك بعد كل أسبوع حافل. أسأل نفسي ما الذي بدا بطيئًا، وما الذي يحتاج إلى متابعة إضافية، وما الذي يمكن تحويله إلى خطوة واضحة. النقطة المهمة ليست العمل بشكل أسرع من أجل السرعة فقط. النقطة المهمة هي إعطاء العمل الجيد مساحة أكبر للتحرك. لقد رأيت مدى سهولة قيام الفريق بالخلط بين الحركة والتقدم. يمكن أن يبدو التقويم الكامل قويًا. قد يبدو البريد الوارد المزدحم نشطًا. قائمة طويلة من المهام يمكن أن تشعر بالإنتاجية. ومع ذلك، عندما تحتاج كل مهمة إلى فحص إضافي، أو نسخة إضافية، أو إصلاح إضافي، ينخفض ​​الإنتاج. أفضّل طريقًا أنظف. عندما أقوم بإزالة مهمة واحدة متكررة، فإنني أفسح المجال لإجراء مكالمات أفضل، وكتابة أفضل، وخدمة أفضل، واتخاذ قرارات أفضل. يشعر الفريق بتوتر أقل. يبدو العمل أسهل في القراءة. تصبح النتائج أسهل في التتبع. ولهذا السبب أحافظ على تركيزي على العمل الأقل ازدحامًا وزيادة الإنتاجية. إنها قاعدة بسيطة، ولكنها تغير طريقة عملي كل يوم.

اعتدت أن أرى نفس المشكلة مرارا وتكرارا. كان يوم عملي مليئًا بالخطوات الصغيرة المتكررة. نسخ البيانات. التحقق من التفاصيل. أرسل تذكيرات. تحديث الأوراق. إصلاح نفس الأخطاء. لم تكن أي من هذه المهام صعبة، لكنها لفتت انتباهي بعيدًا عن العمل الحقيقي. هذا هو المكان الذي يناسب Hengchen احتياجاتي. تقوم شركة Hengchen بأتمتة الخطوات الشاقة التي تؤدي إلى إبطاء الفريق. لا أحتاج إلى تكرار نفس الروتين باليد. يمكنني ضبط العملية مرة واحدة، ثم السماح للنظام بالتعامل مع العمل المتكرر مع احتكاك أقل. بالنسبة لي، هذا يعني عددًا أقل من الأخطاء اليدوية، وسجلات أكثر نظافة، وتدفقًا أكثر سلاسة من مهمة إلى أخرى. لقد لاحظت التغيير بشكل أوضح في عملية متابعة بسيطة. لقد بذل فريق مبيعات صغير عملت معه الكثير من الطاقة في تحديثات العملاء المحتملين. قام شخص واحد بنسخ تفاصيل الاتصال في ورقة. أرسل آخر رسائل المتابعة. وتحقق ثالث مما إذا كان قد تم وضع علامة على كل سجل بشكل صحيح. استمر العمل في التحرك، لكن الفريق ظل عالقًا في الروتين. وبعد استخدام Hengchen في جزء من العملية، تمكن الفريق من التركيز بشكل أكبر على المحادثات الحقيقية مع العملاء وتقليل التركيز على استمرار سير الأعمال الورقية. أكثر ما يعجبني هو الطريقة التي يدعم بها العمل اليومي دون جعل العملية تبدو ثقيلة. فهو يساعدني على تقسيم مهمة طويلة إلى خطوات أصغر. إنها تحافظ على اتساق الإجراءات المتكررة. أنه يقلل من الحاجة إلى الفحص اليدوي. إنه يمنحني مساحة أكبر للتركيز على المهام التي تحتاج إلى الحكم، وليس التكرار. وهذا مهم في المبيعات والعمليات ودعم العملاء والعديد من إعدادات العمل الأخرى. عندما يتم التعامل مع الخطوات الصغيرة بشكل جيد، تصبح إدارة العملية برمتها أسهل. لقد وجدت أن الناس يعملون بهدوء أكبر عندما لا يكونون تحت وطأة المهام المتكررة. إذا كان علي أن أصف Hengchen في سطر واحد، فسأقول هذا: إنه يأخذ الجزء الممل من الوظيفة ويعيد انتباهي إلى العمل الذي يحتاج إلى شخص. ولهذا السبب أرى قيمة فيه. ليس لأنه يحل محل الأشخاص، ولكن لأنه يساعد الأشخاص على إنفاق طاقة أقل على الخطوات الروتينية والمزيد من الطاقة في العمل الذي يدفع الأعمال إلى الأمام.

أعرف مدى السرعة التي يمكن أن يفلت بها يوم العمل. الرسائل تأتي واحدة تلو الأخرى. تختلط تفاصيل المنتج. الاقتباسات تذهب ذهابا وإيابا. خطأ صغير يتحول إلى تأخير أكبر. لقد رأيت العديد من الفرق تفقد طاقتها في المهام التي كان ينبغي أن تكون بسيطة. ولهذا السبب أعتقد أن العمل بذكاء أكثر أهمية من العمل بجدية أكبر. عندما أنظر إلى Hengchen، أرى شريكًا يمكنه المساعدة في تسهيل إدارة العمل اليومي. أهتم بثلاثة أشياء أكثر من غيرها: التواصل الواضح، والجودة الثابتة، والجهد الأقل المهدر. إذا كان بإمكان المورد أو مقدم الخدمة دعم هذه النقاط، فيمكن لفريقي التركيز على العمل الحقيقي بدلاً من إصلاح المشكلات التي يمكن تجنبها. أحب أن أبقي العملية بسيطة. 1. أبدأ باحتياجات واضحة قبل أن أطلب أي شيء، أكتب ما أحتاج إليه بكلمات واضحة. أقوم بإدراج الحجم والمادة والكمية وحالة الاستخدام وأي طلب خاص. عندما أفعل هذا، سأوفر الوقت لاحقًا. يمكن لـ Hengchen العمل بشكل أسرع عندما يكون الطلب واضحًا، ويمكنني مقارنة الخيارات دون التخمين. كان فريق التداول الصغير الذي عملت معه يرسل رسائل غامضة مثل "أحتاج إلى منتج جيد، حجم عادي، عاجل". وكانت النتيجة دائمًا هي نفسها: عينات خاطئة، وإجابات إضافية، ووقت ضائع. وبعد أن بدأوا بإرسال المواصفات الكاملة، أصبحت العملية أكثر سلاسة. 2. أتحقق من مدى سرعة استجابة الفريق. الردود السريعة مهمة، ولكن الردود الواضحة هي الأكثر أهمية. انتبه إلى ما إذا كانت الإجابة تحل سؤالي أم أنها تضيف ضوضاء فقط. إذا قدم Hengchen تعليقات مباشرة، وشارك التفاصيل، وأكد الخطوة التالية، فسأشعر براحة أكبر. وهذا مؤشر على أن العمل يمكن أن يمضي قدما دون متابعة متكررة. لقد تعلمت أن رسالة واحدة واضحة يمكن أن توفر يومًا كاملاً من التقلبات. 3. أبحث عن جودة ثابتة ولا أريد تغييرات مفاجئة. إذا قمت بتقديم نفس الطلب مرتين، أريد أن تظل النتيجة قريبة من نفس المعيار. يساعدني ذلك في تخطيط المخزون وخدمة العملاء والحفاظ على الثقة. ينبغي لشركة Hengchen أن تجعل هذا الأمر أسهل من خلال الحفاظ على استقرار العملية وتناسق تفاصيل المنتج. أحد البائعين الصغار عبر الإنترنت الذين أعرفهم واجه مشكلة بسيطة. بدت طلباتهم جيدة في البداية، لكن الدفعة التالية جاءت مع تغييرات طفيفة في التشطيب والتعبئة. لاحظ عملاؤهم. وبعد أن عملوا مع مورد يحتفظ بالسجلات ويفحص التفاصيل قبل الشحن، تراجعت الشكاوى. 4. أفضّل العمل الذي يقلل من الجهد اليدوي. أحب الأنظمة التي تختصر الخطوات الإضافية. يجب أن يساعدني الشريك الجيد في قضاء وقت أقل في رسائل المتابعة والفحوصات المتكررة والتصحيحات التي يمكن تجنبها. إذا تمكنت Hengchen من الحفاظ على تنظيم الملفات، وتأكيد النقاط الرئيسية مبكرًا، ودعم التعامل السلس مع الطلبات، فيمكنني التحرك بشكل أسرع وبضغط أقل. وهذا ما أعنيه بالعمل بشكل أكثر ذكاءً. لا أحتاج إلى المزيد من الضغط. أحتاج إلى تدفق أفضل. 5. أستخدم الأعداد الحقيقية والسجلات البسيطة وأثق بما أستطيع رؤيته. قبل أن أتخذ قرارًا، أقوم بمقارنة جودة العينة ووقت الاستجابة وملاحظات الطلب وسجلات التسليم. أحتفظ بقائمة قصيرة، وليس تقريرًا طويلًا. وهذا يجعل من السهل بالنسبة لي اكتشاف الأنماط وتجنب الاختيارات المتهورة. في إحدى الحالات، احتفظ أحد المشترين الذين أعرفهم بدفتر ملاحظات يحتوي على أربعة عناصر فقط: التاريخ والطلب ووقت الرد والنتيجة. ساعدتهم هذه العادة الصغيرة في العثور على أفضل شريك للطلبات المتكررة. وكانت الطريقة بسيطة، ونجحت. بالنسبة لي، يكون Hengchen منطقيًا عندما يبدو العمل أسهل، وليس أصعب. أريد تفاصيل واضحة. أريد التواصل الصادق. أريد عملية تحترم وقتي وتقلل من فرص ارتكاب الأخطاء. عندما يتم وضع هذه العناصر في مكانها الصحيح، يمكنني التركيز على المبيعات والخدمة والنمو. هذا هو نوع الدعم الذي أبحث عنه. هذه هي الطريقة التي أعمل بها بشكل أكثر ذكاءً مع Hengchen. هل أنت مهتم بمعرفة المزيد عن اتجاهات الصناعة وحلولها؟ اتصل بـ hengchenshengwu: hengchenshengwu@163.com/WhatsApp 13256571717.

جوناثان سميث 2023-04-18 تصميم سير العمل الهزيل لإخراج أسرع إميلي كارتر 2022-09-06 أتمتة الخطوات الشاقة في العمليات اليومية مايكل لي 2024-01-12 تحسين الإنتاجية عن طريق إزالة الأعمال المزدحمة صوفيا براون 2021-11-23 عمليات تسليم واضحة وأداء أفضل للفريق دانيال رايت 2023-08-30 تقليل عمليات التحقق اليدوية لتدفق أعمال أكثر سلاسة Grace Miller 2024-05-14 العمل بشكل أكثر ذكاءً مع تبسيط العمليات